為切實做好民商事爭議仲裁檔案管理工作,實現仲裁檔案管理工作制度化、規范化、標準化。近年來,巴州仲裁委員會嚴格按照《仲裁案卷管理辦法》規定,認真做好收集、整理、歸檔每一個環節,從嚴從實對仲裁檔案進行精細化管理,取得了良好效果。
一是注重源頭管理,把好收集第一關。抓好檔案基礎建設,制定科學統一的檔案整理方案,增強仲裁歸檔工作的可操作性。對已辦結的仲裁、調解、撤訴等文書材料及時收集歸檔,全面準確、按時高效地收集仲裁活動中的各種文字圖片、錄音錄像等不同形式的案件材料,準確反映整個仲裁活動等工作的全過程,使仲裁卷宗材料的收集準確完整,從源頭上提高檔案質量。
二是注重精細管理,把好整理過程關。檔案管理人員對所有收集到的文件材料進行了仔細的審核、分類、編寫目錄、頁碼等工作,并分別按裁決結案、調解結案、撤回仲裁申請、終止審理、撤銷案件、不予受理六個類別進行了整理裝訂,做到分類科學、排列合理、編號正確、裝訂整齊。同時,做到一卷一案,制作了規范的檔案盒、案卷封面、案卷目錄、備考表,進行了精細化的統一歸檔管理。
三是注重規范管理,把好歸檔重要關。結案案件實行“十日一立卷,一月一移送”,審理的案件材料于結案之日起十日內交記錄人員立卷,結案一個月內將案件移交檔案管理人員歸檔,做到不積壓、不拖延。嚴格遵守檔案利用借閱制度,查閱、復制案卷必須嚴格履行登記手續,為民商事爭議裁審銜接過程中,法院和當事人調閱案卷提供了安全、便利的服務。目前,全委仲裁卷宗實現了集中統一管理,歸檔率達100%。